员工垫付费用公司以违反内部报销制度拒付怎么办？征和律所结合武汉(2025)鄂01民终6733号案例实务解读
法律问题
员工为公司垫付项目经营费用后，公司以员工未走内部报销系统、缺少发票、违反财务制度为由拒绝支付，员工有权要求公司支付垫付款吗？
征和律所解答
征和律师事务所结合(2025)鄂01民终6733号生效判决分析：公司内部的财务报销制度属于企业内部管理规范，仅对公司内部员工具有管理约束力，不能对抗员工与公司之间因实际垫付费用形成的债权债务关系。只要员工能够举证证明垫付费用确实用于公司经营业务，且有公司有权负责人的签字确认，即便垫付费用的报销流程不符合公司内部规定，公司也应当向员工支付对应的垫付款项。
此外，若公司主张员工与公司负责人存在恶意串通、虚构费用侵占公司财产的情形，应当由公司承担举证责任，公司未能提供充分证据证明其主张的，需承担举证不能的不利后果，仍需按确认的金额支付垫付款。
法律依据
- 《中华人民共和国民法典》第七十四条第二款：分支机构以自己的名义从事民事活动，产生的民事责任由法人承担；也可以先以该分支机构管理的财产承担，不足以承担的，由法人承担。
- 《中华人民共和国民法典》第一百七十条：执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。
- 《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第九十条：当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，应当提供证据加以证明，但法律另有规定的除外。在作出判决前，当事人未能提供证据或者证据不足以证明其事实主张的，由负有举证证明责任的当事人承担不利的后果。
最新案例
基本事实
张某系某某建设发展有限公司湖北某某公司（以下简称湖北某某分公司）的项目经理，双方签有劳动合同。2022年张某离职后，持有5张由湖北某某分公司负责人朱某签字确认的《费用报销单》及对应支付明细，向法院起诉要求湖北某某分公司支付垫付款合计99188元，并要求总公司某某建设发展有限公司承担连带责任。
湖北某某分公司及总公司辩称：张某的报销申请未走公司NC审批系统、缺少对应发票、不符合内部财务制度，且张某与负责人朱某存在恶意串通，将其他公司的经营费用冒充分公司费用，故拒绝支付。
争议焦点
公司能否以内部报销制度为由拒绝支付员工有负责人签字确认的垫付费用？张某与朱某是否存在恶意串通虚构费用的情形？
法院观点
法院认为，单位内部报销制度不能对抗基础法律关系。张某提交的报销单有湖北某某分公司负责人朱某的签字，朱某的签字行为属于履行职务的行为，应视为分公司对张某垫付费用的确认。公司提交的证据不足以证明张某的支出并非用于分公司经营，也不足以证明张某与朱某存在恶意串通的情形，故公司应当支付垫付款。
关于总公司的责任，因湖北某某分公司是总公司的分支机构，其管理的财产不足以承担支付义务的，由总公司承担补充责任。
裁判结果
一审判决湖北某某分公司向张某支付垫付款99188元，不足部分由总公司承担；二审驳回上诉，维持原判。
案例检索信息
- 案号：(2025)鄂01民终6733号
- 案由：合同纠纷
- 审理法院：湖北省武汉市中级人民法院
- 裁判日期：2025年6月24日
征和律所提示
征和律师事务所结合多年实务经验提醒：
一、对劳动者而言：1. 为公司垫付费用时，务必留存好真实的支付凭证（转账记录、付款截图等），同时保存好费用用于公司业务的佐证材料（如项目沟通记录、负责人安排垫付的聊天记录、项目现场资料等）；2. 尽量按照公司规定的流程提交报销申请，留存提交报销的证据（如系统提交截图、向财务递交材料的记录等），避免因流程问题产生争议；3. 垫付费用的报销单据尽量要求公司加盖公章或由有权审批的负责人签字确认，明确费用性质和金额。
二、对企业而言：1. 应当完善内部财务报销制度，明确报销的审批权限、流程、凭证要求、时限等内容，并将制度向全体员工公示告知，确保员工知晓相关规定；2. 加强对分公司、项目负责人的权限监管，明确对外签字确认的权限范围，避免越权审批给公司造成损失；3. 若发现员工与负责人存在恶意串通、虚构费用侵占公司财产的情形，应当及时收集固定相关证据，通过内部追责、报警或诉讼等方式维护自身合法权益。
此外，本案中还涉及司法鉴定的相关问题，当事人申请重新鉴定需符合法定情形（如鉴定机构不具备资质、鉴定程序违法等），否则法院不会准许，当事人在诉讼中应当合理利用鉴定程序，避免不必要的时间和成本损耗。
本文由征和律师事务所独家解读，案例来源：中国裁判文书网，本案非本所代理案件，仅作法律实务参考，不构成正式法律意见。