建设工程中员工私盖公章、无资格人员签字的结算文件有效吗？征和律所结合西安(2025)陕01民终6727号案例实务解读
法律问题
建设工程施工过程中，发包方以“签字员工无验收资格、公章系员工私自加盖且无法定代表人签字”为由，否认结算文件效力、拒绝支付工程款的，该主张能否得到法院支持？
征和律所解答
征和律师事务所结合(2025)陕01民终6727号生效判决分析：
对于发包方的上述抗辩，法院通常不予支持，核心原因在于以下三点：
- 职务行为效力优先：签字人员属于发包方工作人员的，其在验收、结算文件上签字的行为属于履行职务的行为，对发包方发生法律效力。发包方以员工“无验收资格”“无结算权限”为由抗辩的，属于公司内部对员工职权的限制，不能对抗不知情的善意承包方。
- 公章具有公示效力：公司公章是公司对外作出意思表示的法定凭证，只要结算文件上加盖了公司真实公章，即视为公司对文件内容的认可。发包方以“公章由员工随意保管、私自加盖”为由抗辩的，属于公司内部管理漏洞，相应法律后果应由公司自行承担，不能对抗善意相对人。
- 法定代表人签字非必备生效要件：如果双方未在合同中明确约定“结算文件需经法定代表人签字方可生效”，则法定代表人签字不属于结算文件的生效必备条件，发包方仅以无法定代表人签字为由否认结算效力的，缺乏合同和法律依据。
本案中，案涉结算文件既有发包方合同约定的甲方代表签字，又加盖了发包方公章，内容能够相互印证，因此应当作为工程款结算的合法依据。
法律依据
- 《中华人民共和国民法典》第一百七十条：执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。
- 《中华人民共和国民法典》第五百零二条第一款：依法成立的合同，自成立时生效，但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。
- 《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释（一）》第二十九条：当事人在诉讼前已经对建设工程价款结算达成协议，诉讼中一方当事人反悔的，人民法院不予支持。
最新案例
基本事实
2021年9月，某劳务部与某公司签订《工程承包合同》，约定某劳务部承包某小区3号楼相关粉刷、瓷砖铺贴等工程，其中墙体及顶部施工单价为25元/㎡，工程验收后需有甲方代表签字确认。施工过程中，某公司四名工作人员出具《实测验收报告》，确认施工质量整体合格、仅个别小问题需整改，同时明确了实测施工面积；某公司指定的甲方代表张某签字确认了施工面积明细单，明确了单价和已付款、欠付款金额。
2021年9月27日，某公司向某劳务部出具加盖公司公章的《工程决算付款书》，确认案涉工程总工程款为134615.5元，已付10万元，尚欠34615.5元；同时承诺十日内支付24615.5元，剩余1万元作为质保金，半年后无质量问题一次性付清。后某公司以“签字员工无验收资格、公章系员工私自加盖、无法定代表人签字、工程质量不合格”为由拒绝支付剩余工程款，某劳务部遂诉至法院。
争议焦点
- 案涉《实测验收报告》《工程决算付款书》等结算文件能否作为工程款结算的合法依据？
- 一审法院对欠付工程款利息的计算标准是否正确？
法院观点
法院审理认为：第一，《实测验收报告》的签字人员均为某公司员工，其签字行为属于履行职务行为，某公司以员工无验收资格为由抗辩，属于内部职权限制，不能对抗善意相对人某劳务部；第二，《工程决算付款书》加盖了某公司真实公章，公章对外具有公示效力，某公司以内部管理混乱、员工随意加盖公章为由抗辩，不能对抗善意第三人；第三，双方合同未约定结算文件需法定代表人签字才生效，故法定代表人签字并非结算文件的生效要件。
关于工程质量问题，某公司提交的现场照片无法证明拍摄时间、地点及与案涉工程的关联性，不足以证明工程存在质量问题，故对其抗辩不予采信。关于利息计算，因双方未约定欠付工程款利息标准，一审法院按照全国银行间同业拆借中心公布的同期贷款市场报价利率（LPR）计算利息，符合法律规定。
裁判结果
陕西省西安市中级人民法院二审判决：驳回上诉，维持原判，即某公司应于判决生效之日起十日内向某劳务部支付工程款34615.5元及相应利息（其中24615.5元自2021年10月7日起、1万元自2022年3月27日起，均按全国银行间同业拆借中心公布的同期贷款市场报价利率计算至实际清偿之日止）。
案例检索信息
- 案号：(2025)陕01民终6727号
- 案由：建设工程施工合同纠纷
- 审理法院：陕西省西安市中级人民法院
- 裁判日期：2025年6月26日
征和律所提示
征和律师事务所结合多年实务经验提醒：
建设工程结算文件是主张工程款的核心依据，无论是发包方还是承包方，都应当重视结算环节的合规管理，避免后续产生纠纷：
对承包方（施工方）的建议
- 结算文件尽量“双保险”：尽量要求结算文件同时具备合同约定的甲方授权代表签字和公司公章，若对方仅盖章或仅签字，要注意留存对方认可签字人员身份、权限的证据（比如之前的往来文件、沟通记录、授权委托书等）。
- 留存完整施工资料：施工过程中要注意留存验收记录、签证单、沟通函件、施工日志等资料，一旦对方否认结算效力，可通过其他证据佐证施工事实和工程量。
- 质量问题及时闭环：若验收中提出质量问题，要及时整改并要求对方签字确认整改结果，避免后续对方以质量问题为由拒付工程款。
对发包方的建议
- 明确权限和生效条件：在合同中明确约定验收人员、结算人员的姓名和权限，同时明确结算文件的生效条件（如需加盖公章+法定代表人签字+造价部门审核等），避免员工越权签字盖章。
- 完善公章管理制度：建立规范的公章使用审批、登记制度，明确公章保管责任，严禁员工随意携带、使用公章，从源头降低越权盖章的风险。
- 质量异议要规范：若发现工程存在质量问题，要及时以书面形式（最好是EMS邮寄、正式函件）向承包方提出，并留存经公证或双方确认的质量问题证据，仅凭自行拍摄的无法确认时间地点的照片，很难被法院采信。
此外，针对欠付工程款利息问题，若承包方主张高于LPR的利息标准，需在合同中明确约定利息计算方式，否则法院仅会按同期LPR支持利息请求；若发包方希望延迟付款，也需在合同中明确约定付款的前置条件，且该条件需合法可举证，否则单方主张的付款条件（如“大修基金到位再付款”）不会被法院支持。
本文由征和律师事务所独家解读，案例来源：中国裁判文书网，本案非本所代理案件，仅作法律实务参考，不构成正式法律意见。