现场人员签字的结算单公司不认有效吗？征和律所结合青岛(2025)鲁02民终6374号案例实务解读

法律问题

施工方持有自称是甲方现场负责人签字的费用结算单，主张对方支付欠付工程款，但甲方不认可该人员的身份及签字效力，这种情况下的结算单能作为法院定案的依据吗？

征和律所解答

征和律师事务所结合(2025)鲁02民终6374号生效判决解答：

仅凭案外人签字的结算单，在无法证明签字人具有对方公司授权（职务代理或委托代理）、也无其他施工证据佐证结算内容真实性的情况下，法院不会将该结算单作为认定欠付工程款的依据。

具体来说，结算单要被法院采信，通常需要满足以下几个条件：

1. 签字人具有合法授权：要么是对方公司的员工，且岗位职责包含工程量确认、结算等权限（职务代理）；要么是对方公司明确出具授权委托书，授权其进行结算（委托代理）；即便没有明确授权，也需要符合表见代理的要件，也就是施工方有合理理由相信签字人有代理权，且自身是善意无过失的。
2. 结算内容有其他证据佐证：结算单不能是单方制作的孤证，需要有施工过程中的用工记录、机械进场签证、材料送货单、双方沟通记录、付款凭证等证据相互印证，形成完整的证据链。
3. 符合合同约定的结算程序：如果双方合同中明确约定了结算的方式、签字人员、盖章要求等，需要按照合同约定执行，不符合约定的结算单很难被采信。

结合本案来看，法院未采信韩某飞签字的费用单，主要原因就是无法证明韩某飞有代表青岛百年某某实业发展有限公司确认工程量的权限，且青岛某某园林工程有限公司也没有其他充分证据佐证其主张的施工量，因此诉请未得到支持。

法律依据

1. 《中华人民共和国民法典》第一百七十条
执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。
法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。

2. 《中华人民共和国民法典》第一百七十二条
行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。

3. 《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条
当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。
当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据，或者人民法院认为审理案件需要的证据，人民法院应当调查收集。
人民法院应当按照法定程序，全面地、客观地审查核实证据。

4. 《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第一百零八条
对负有举证证明责任的当事人提供的证据，人民法院经审查并结合相关事实，确信待证事实的存在具有高度可能性的，应当认定该事实存在。
对一方当事人为反驳负有举证证明责任的当事人所主张事实而提供的证据，人民法院经审查并结合相关事实，认为待证事实真伪不明的，应当认定该事实不存在。
法律对于待证事实所应达到的证明标准另有规定的，从其规定。

真实案例

基本事实

2019年5月22日，青岛某某园林工程有限公司（以下简称园林公司）与青岛百年某某实业发展有限公司（以下简称实业公司）签订《苗木种植及后期养护合同》，约定种植时间为2019年5月15日至6月15日，养护期限至2022年12月15日，合同暂定价1022920元，按实际发生数量结算，实业公司指派专人现场对机械及人工进行确认，按月结算支付。

合同签订后，园林公司于2019年5月至10月期间进行施工，实业公司先后向园林公司支付费用共计130万元。后园林公司持带有韩某飞签字的2019年5月至10月费用单、明细单，主张总服务费为2447224.26元，实业公司尚欠1147224.26元未付，遂起诉至法院。

法院观点

法院审理认为，本案的核心争议是韩某飞签字的费用单能否作为结算依据：

1. 韩某飞的身份无法认定为职务代理：韩某飞本人在二审法院电话核实中明确表示，其与实业公司是合作关系，并非公司员工，也没有获得结算的授权；虽然另案判决曾认定韩某飞就土地出租事宜构成职务代理，但该授权范围与本案施工结算无关，不能当然延伸到本案。
2. 园林公司提交的证据不足以佐证施工量：园林公司仅提交了单方制作的费用单、记工本等，未提交完整的施工组织材料、费用支出凭证等证据，无法证明其主张的施工量真实存在。
3. 已付款已超出合同暂定价：双方合同暂定价为102万余元，实业公司已支付130万元，园林公司主张的额外费用无充分证据证明，也无法排除重复结算的可能。

裁判结果

一审法院判决驳回园林公司的全部诉讼请求，二审法院维持原判，二审案件受理费由园林公司自行承担。

案例检索信息

• 案号：(2025)鲁02民终6374号
• 案由：合同纠纷
• 审理法院：山东省青岛市中级人民法院
• 裁判日期：2025年6月24日

实务提醒

征和律师事务所结合多年实务经验提醒：

在各类合同履行尤其是工程、服务类合同中，结算环节是后续维权的核心，当事人一定要注意以下几点，避免出现“干了活拿不到钱”的情况：

1. 明确授权，留好凭证：签订合同时，务必在合同中明确约定甲方的现场代表、结算对接人姓名及权限，最好要求对方提供加盖公章的授权委托书原件，明确授权范围包括工程量确认、结算签字等内容，避免事后对方以“不是我员工”“没有授权”为由不认账。
2. 留存完整施工证据：施工过程中要注意留存全流程证据，包括但不限于：开工通知、施工日志、用工记录、机械进场/作业签证、材料送货单及签收记录、现场照片/视频、双方关于施工的微信/邮件沟通记录、每月进度款申请及支付凭证等，不要仅依赖单方制作的表格或某个人的签字。
3. 定期对账，规范结算：尽量按照合同约定的周期进行对账，对账单最好要求对方加盖公章或合同专用章，若只能签字，要确保是合同约定的授权人员签字；如果出现合同外的增量工程，一定要及时办理签证手续，由对方确认后再施工，避免事后扯皮。
4. 及时催要，保住时效：如果对方拖欠款项，要在三年诉讼时效内及时主张权利，催要时要向对方公司的对公地址、法定代表人或明确授权的人员发送书面催款函（最好用EMS并留存底单），或者通过微信、短信等方式向对方认可的对接人催要并保留记录，避免因超过诉讼时效丧失胜诉权。
5. 谨慎核实对接人身份：对于自称是对方现场负责人的人员，要核实其身份和授权，比如要求查看工牌、授权书，或者通过对方公司的官方渠道确认，不要仅凭口头介绍就相信其有结算权限。

此外，本案中还涉及诉讼时效的认定问题，如果当事人无法证明催款的对象是对方公司或其授权人员，也可能导致时效中断不被法院认可，这也是实务中常见的风险点。

本文由征和律师事务所独家解析，案例来源：中国裁判文书网，本案非本所代理案件，仅作法律实务参考，不构成正式法律意见。