公司以出纳无权确认拒付离职员工报销款合法吗？征和律所结合北京(2025)京01民终6284号案例实务解读
法律问题
劳动者离职后主张公司欠付差旅费等报销款，仅提交公司出纳出具的报销款金额确认邮件，公司以内部报销流程规定出纳无审批权限、报销材料不符合要求为由拒付的，能否得到法院支持？员工损坏公司财物的损失能否直接在报销款中抵扣？
征和律所解答
征和律师事务所结合(2025)京01民终6284号生效判决分析： 这种情况下公司的拒付理由大多不会被法院支持。首先，劳动者只要能拿出证据证明自己曾提交报销申请、且公司财务人员（比如出纳、会计）已经确认了欠付的报销款金额，就已经尽到了基本的举证责任。其次，公司内部的报销流程、审批权限划分是公司自己的内部管理规则，劳动者作为普通员工，有理由相信财务人员的回复是代表公司的职务行为，公司不能用内部的权限限制来对抗善意的劳动者。最后，如果公司觉得报销材料有问题、不符合规定，应该在员工提交报销后的正常审核周期内提出来，要是当时没提，等到员工离职打官司了才说材料有问题，法院一般不会采信。 至于公司说的员工损坏财物要扣报销款的问题，因为损坏财物的赔偿属于侵权或者财产损害的法律关系，和报销款的劳动争议不是一回事，只要员工不同意抵扣，法院就不会在劳动争议案件里直接处理，公司得另行起诉主张。
法律依据
1. 《中华人民共和国民法典》第一百七十条
执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。
2. 《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十四条
因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。
3. 《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条第一款
当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。
最新案例
基本事实
李某2013年3月入职北京某公司担任售前工程师，工作中经常需要出差，差旅费由个人先垫付，之后凭票走公司报销流程，2024年11月李某从公司离职。
离职后李某向公司索要欠付的7万余元报销款，协商不成后申请劳动仲裁，仲裁不予受理后李某起诉至法院。一审中李某提交了2024年11月和公司出纳张某的邮件记录，显示李某询问未发工资和报销款金额后，张某回复“未报销金额71050.56”。
公司认可张某是公司出纳，但主张张某没有权利确认报销款金额，还说李某的报销材料有金额大小写不一致、重复提交、没发票等问题，另外李某离职前弄坏了公司电脑，损失3216.01元要从报销款里扣。
一审法院判决公司支付李某报销款71050.56元，驳回了李某要利息的请求，公司不服上诉到北京市第一中级人民法院。
争议焦点
本案核心争议焦点有两个：一是公司出纳确认的报销款金额对公司有没有约束力，公司能不能以内部报销流程不符为由拒付？二是员工损坏公司财物的损失能不能直接在报销款里抵扣？
法院观点
北京一中院审理后认为：
第一，李某已经提交了和公司财务人员的邮件、钉钉记录，证明自己提交了报销单且公司财务人员确认了金额，已经尽到了举证责任。公司虽然拿出了内部的费用管理制度，说报销要经过多级审批，但这是公司内部的管理流程问题，不能用来否定公司已经作出的报销确认行为。而且公司说报销材料有问题，但之前处理报销的时候从来没跟李某提过，到诉讼时才提出异议，没有道理。
第二，公司主张的财物损坏赔偿，和本案的劳动争议不是同一个法律关系，李某明确不同意抵扣，所以法院不在本案里处理，公司可以另行主张。
裁判结果
2025年6月26日，北京市第一中级人民法院作出终审判决：驳回上诉，维持原判，公司需要在判决生效后7日内支付李某报销款71050.56元。
案例检索信息
- 案号：(2025)京01民终6284号
- 案由：劳动争议
- 审理法院：北京市第一中级人民法院
- 裁判日期：2025年6月26日
征和律所提示
征和律师事务所结合多年实务经验提醒：
给劳动者的提醒
- 日常垫付工作费用时，一定要留存好全套证据：包括出差审批记录、费用发票、支付凭证、和领导/财务的沟通记录等，提交报销材料的时候也要留痕，比如用邮件提交的保留邮件，纸质材料邮寄的保留快递单，避免日后公司说没收到材料。
- 离职的时候一定要和公司结清所有费用：包括工资、加班费、报销款、年休假工资、年终奖等，尽量让公司出具书面的结算凭证，盖公章或者由法定代表人、财务负责人签字确认；如果只有出纳、会计的微信/邮件确认，只要能证明对方是公司财务人员，也可以作为有效证据，不用过于担心。
- 如果公司提出要扣你工资或者报销款抵扣所谓的“损失”“罚款”，你不同意的话可以明确拒绝，因为不同的法律关系不能直接抵扣，公司要主张损失必须另行通过仲裁或起诉，不能私自扣钱。
- 本案中李某主张的报销款利息没有被法院支持，主要是因为双方没有约定报销款的支付时间，也没有法律明确规定报销款的逾期利息。如果大家离职时和公司约定了报销款的支付时间，公司逾期不付的，就可以主张逾期利息了。
给用人单位的提醒
- 要完善内部报销制度，明确审批流程、权限和审核期限，员工提交报销后，如果材料有问题或者不符合规定，一定要在合理期限内（比如制度规定的审核期内）明确告知员工补正或者不予报销的理由，并且留存好通知证据，不要拖延到员工离职或者诉讼时才提异议，否则很可能不被法院采信。
- 不要误以为“内部规定可以对抗一切”，财务、人事等岗位的员工对外作出的和其职责相关的行为，都会被认定为职务行为，由公司承担后果。公司内部的权限划分只能约束内部员工，不能对抗不知情的劳动者或者第三方。
- 如果员工造成公司财产损失，要通过合法途径主张：可以和员工协商一致抵扣，或者另行申请劳动仲裁/起诉，不能直接扣发工资、报销款等，否则可能被认定为拖欠劳动报酬，还要支付赔偿金或者经济补偿。
本文由征和律师事务所独家解读，案例来源：中国裁判文书网，本案非本所代理案件，仅作法律实务参考，不构成正式法律意见。