员工预支公司项目款拿不出支出凭证必须返还吗？征和律所结合北京(2025)京02民终6389号案例实务解读
法律问题
员工在职期间因履行职务向公司预支的项目借款，若无法提供充分证据证明款项已用于公司经营支出，是否需要向公司返还对应款项？
征和律所解答
征和律师事务所结合(2025)京02民终6389号生效判决分析：员工在职期间基于劳动关系、为完成工作任务向公司预支的项目款项，属于劳动争议范畴下的财务挂账，并非平等主体间的民间借贷。劳动者主张预支款项已全部用于公司经营支出的，应当承担相应的举证责任，需提供真实、完整的支出凭证、报销单据或公司出具的清账确认文件。若劳动者无法举证证明款项用途，对应未举证部分的款项应当返还给用人单位。即便用人单位存在财务管理不规范、劳动者实际岗位职责与劳动合同约定不符等情形，也不能免除劳动者对预支款项用途的举证义务。
法律依据
- 《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
- 《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第九十条：当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，应当提供证据加以证明，但法律另有规定的除外。在作出判决前，当事人未能提供证据或者证据不足以证明其事实主张的，由负有举证证明责任的当事人承担不利的后果。
最新案例
基本事实
李某于2019年5月入职某某机电工程公司，岗位为售后工程师，双方后续续签了期限自2022年5月5日至2025年5月4日的劳动合同。2021年至2023年期间，李某以项目施工、运维等为由分9次向公司预支款项，合计金额88342元。2023年8月31日，双方劳动关系解除。
后某某机电工程公司以李某未完成上述预支款的报销清账、造成公司经济损失为由，申请劳动仲裁要求李某返还88342元，仲裁委支持了公司的全部请求。李某不服仲裁裁决，起诉至一审法院，主张所有预支款均用于公司项目支出且已完成清账交接，无需返还款项，并提交了借款审批单、部分支出记录等证据。
一审法院经核算，认定9笔预支款中有61072元确用于公司业务支出，剩余27270元李某提交的证据不足以证明用途，判决李某返还公司27270元。李某不服一审判决，提起上诉，主张公司财务管理混乱、其实际岗位为项目负责人、所有借款均经领导审批，不应承担返还责任。
争议焦点
李某预支的9笔款项中剩余27270元是否用于公司项目支出，李某是否应当向公司返还该部分款项。
法院观点
北京市第二中级人民法院审理认为：当事人对自己提出的主张有责任提供证据。李某认可收到案涉9笔预支款项，且认可预支款若未用完需及时返还公司，其主张剩余27270元已全部用于公司项目支出，应当就该事实承担举证责任。
李某提交的证据不足以证明该27270元的实际用途符合公司项目支出要求，其提出的公司管理混乱、岗位职责与劳动合同约定不符等主张，均不能否定部分财务挂账无法对应实际经营支出的事实，故其上诉请求缺乏事实与法律依据。
裁判结果
驳回上诉，维持原判，李某需于判决生效之日起7日内向某某机电工程公司返还27270元。
案例检索信息
- 案号：(2025)京02民终6389号
- 案由：劳动争议
- 审理法院：北京市第二中级人民法院
- 裁判日期：2025年6月26日
征和律所提示
征和律师事务所结合多年实务经验提醒：
给劳动者的风险提示：
- 预支项目款项时，务必在审批单中明确标注款项的具体用途、对应项目，留存完整的审批流程记录，避免后续被认定为个人借款；
- 款项支出过程中，尽量要求公司走对公结算，若确需个人垫付或使用预支款现金支付的，务必留存正规发票、支付凭证、消费明细以及对应项目的关联证明材料，及时按照公司制度完成报销流程；
- 离职前务必核对所有财务挂账，完成清账手续后要求公司出具书面的财务结清证明，避免离职后被用人单位以未清账为由追偿。
给用人单位的合规建议：
- 建立完善的预支款管理制度，明确预支款的申请条件、审批权限、使用范围、报销时限以及逾期未清账的处理规则，从制度层面降低财务风险；
- 对于项目类零散支出，尽量采用对公账户结算，减少员工个人代付、现金支付的场景，确需员工预支的，要求员工在支出后及时提交凭证核销；
- 员工离职时，必须将财务清账作为离职交接的必要环节，核查确认无未核销挂账后再办理最终的离职手续，避免后续产生纠纷。
此外，本案中李某提及的公司工资拆分发放、要求员工抵票等问题，虽不影响本案预支款返还的认定，但属于违反劳动与税务相关规定的行为，劳动者若遇到此类情况，可向劳动监察部门或税务部门举报维权。
本文由征和律师事务所独家解读，案例来源：中国裁判文书网，本案非本所代理案件，仅作法律实务参考，不构成正式法律意见。